Как избежать вложений в лишнее программное обеспечение: мнение эксперта
Как правило, расходы на софт сводятся к покупке лицензионной версии программы. Эффективность же мало кто просчитывает, обычно отталкиваясь от мнения сотрудников — помогло или нет. У формальных расчётов есть преимущество — даже на тестовом периоде можно подсчитать, получит ли бизнес выгоду от вложения в приобретённый или разрабатываемый продукт. Об этом рассказал региональный управляющий компании PlanRadar в России и странах СНГ Виталий Березка, его слова привёл «РБК«.
Простейший для осознания рентабельности пункт — стоимость лицензии. Чем меньше компания, тем серьёзнее доля этих затрат в общем бюджете.
Вторая часть расходов — внедрение и поддержка. Она сложнее для подсчёта, так как в неё входят траты на внешнюю поддержку. Если её оказывает вендор, и она не входит в стоимость лицензии. Иногда вендоры продают не лицензию, а саппорт пользователей. Внутренняя поддержка включает в себя сертификацию сисадминов, а также оплату работы по установке и обслуживанию ПО. Дополнительные траты идут на обучение сотрудников, включая в себя оплату тренингов и рабочего времени.
Следующий раздел включает в себя облака, базы данных и само «железо». Некоторые параметры сложно подсчитать, так как они варьируются в зависимости от задач, но сделать это необходимо. Программное обеспечение всегда работает на компьютерах, использует мощности серверов и где-то хранится, а значит стоимость всех этих ресурсов нужно подсчитать, каким бы неоднозначными не были калькуляции. Ещё одной статьёй трат может стать обновление техники: не весь софт работает на смартфонах и планшетах, поэтому может понадобиться дозакупка оборудования.
Зыбкая почва начинается при расчёте доходов. Каждый случай внедрения ПО уникален, а эффективность будет отличаться в зависимости от региона, сезона, самого рынка и уровня сотрудников. Все эти факторы повлияют на количество доходов и сэкономленных средств.
Рабочее время: до внедрения ПО необходимо дать задание работникам посчитать среднее время, которое тратится на выполнение задачи, которую должна упростить программа. Далее следует умножить количество сэкономленных минут на среднее число выполненных задач, а затем пересчитать на зарплату сотрудника.
Самая трудноуловимая категория — это прибыль. Подсчитать её можно только зная конкретное направление бизнеса и задачи, которые будет выполнять программное обеспечение. Но нужно понять, что ПО должно решать конкретные задачи и если его исчисляемая эффективность не видна на первых этапах, скорее всего этот элемент будет лишним.
