Делу время: как провести рабочее совещание без балагана
Журнал Harvard Business Review утверждает, что современный управленец тратит на совещания 23 часа в неделю. При этом семь из 10 сотрудников считают их непродуктивными. Чтобы сделать совещания эффективнее, в приглашениях эксперты рекомендуют описать повестку, перечень вопросов и докладчиков, а на каждое мероприятие назначить только одного инициатора.
Участники должны быть чётко расписаны по ролям – не более пяти голосующих, советники и люди, принимающие решение. По каждому вопросу должен выступать отдельный исполнитель. Ключевое правило – чем уже круг, тем легче договориться участникам обсуждения. Для всех задач, которые ставятся на совещании, нужно обозначить срок выполнения и критерии приёма результата, сообщил журнал «Генеральный директор».
Если вопрос смежный, на собрании должны присутствовать начальники отделов. А если общий, то собрание должно посетить руководство высшего звена. Можно разделить совещания по форматам: рабочие и планёрки, собрания и мозговые штурмы. При этом важно ограничить число участников теми, кто влияет на решение задач. Совещание должно включать до 15 подготовленных людей, понимающих, зачем их пригласили. Так никто не потратит время впустую, а время встречи значительно сократится.
На общем совещании лучше говорить о важном для всего коллектива, а частные вопросы оставить для внутренних встреч. Пусть специалисты обсуждают дела в своём кругу, а руководители решают задачи отдельно от подчинённых.
Если обозначить тайминг, сотрудники начнут говорить только по теме и перестанут перебивать друг друга. Чтобы беседа не превращалась в балаган, на совещание стоит отвести один час, а дополнительные вопросы лучше рассмотреть на другой встрече. Хорошо, если у каждого совещания будет ответственный за протокол. За два дня этот человек должен назначить сотрудникам встречу, зафиксировав в календаре дату и время, место и цель. В конце совещания ответственный сотрудник подведёт итоги, раздаст задачи к следующей встрече и разошлёт протокол по почте.
После внедрения этих простых правил эффективность и лояльность работников к фирме возрастёт, ведь они смогут спокойно распланировать обед и уйти домой вовремя. Число конфликтов сократится, а финансовые показатели увеличатся благодаря экономии времени.
