Раз-два-взяли: тактика успешного переезда компании в новый офис

Сменить офис быстро и без потерь возможно, только если следовать чёткому плану. Его должен составлять и контролировать конкретный человек.

Один переезд равен двум пожарам — так гласит поговорка, в которой есть немалая доля истины. Генеральный директор компании «Деликатный переезд Северо-Запад» Дамир Алеев рассказал, как при необходимости сменить место расположения офиса с минимальными негативными последствиями, сообщил «РБК Pro».

Причиной покинуть насиженное место может стать расширение штата сотрудников, переход коллектива на «удалёнку», повышение арендной платы, неисправность инженерных систем и даже плохие соседи. Если в штате больше 100 сотрудников, то переехать будет сложно, но возможно. Нужно продумать всё до мелочей заранее, не менее, чем за месяц. Самые главные задачи для руководителя: потратить как можно меньше времени на смену локации и снизить влияние переезда на продуктивность команды.

Чтобы соблюсти эти требования, назначьте ответственного. В идеале это должен быть сотрудник административно-хозяйственного отдела. Его первоначальные действия: составить смету и проконтролировать её, а также внести в список все предметы, которые необходимо перевезти. Далее важно согласовать вопросы с управляющими бизнес-центров, если Вы арендуете помещение именно в них.  Нужно обсудить время перевозки вещей на лифте, переноса по лестничным пролётам и пользование парковкой.

Всю необходимую информацию донесите и до сотрудников. Непосредственный процесс переезда тоже должен быть под контролем. Определите, какие работы нужно выполнить. Надо ли разбирать и собирать мебель. Будут ли сотрудники сами упаковывать свои вещи. Есть ли такелажное оборудование, проекционное, картины или полки.

Подумайте о площади нового помещения. Проработайте детальный план расстановки в нём мебели. Замерьте её по длине и ширине. Учитывайте расположение розеток, телефонов. Оставьте минимум метровое расстояние для проходов. Специалисты по переезду советуют отвести место под так называемую «комнату находок», куда можно сложить вещи, если хозяин их сразу не найдёт.

Обозначьте дату и сроки переезда. Офис из 100 человек может переехать за три дня. Самые популярное время — начало и конец месяца, когда срок аренды подходит к концу. Если Вы будете нанимать организацию-перевозчика, то договаривайтесь заранее.

Проведите инструктаж сотрудников. Расскажите им, когда и как будет проходить переезд. Нужно объяснить, как правильно упаковать вещи в коробку и подписать её с указанием этажа, где будет новый кабинет. Также важно указать номера и названия отдела, имена и фамилии сотрудников. Все необходимые коробки, скотч и маркеры купите заранее. Сообщите коллегам план рассадки на новом месте.

Если договариваетесь с подрядчиками о переезде, обсудите, сколько необходимо человек в помощь, нужны ли упаковочные материалы, какой подать транспорт. На основании этого исполнитель назовёт стоимость своих услуг.

Специалист по переезду советует выбрать вариант  фиксированной цены, тогда все риски лягут на исполнителя. При почасовой оплате Вы можете потратить лишние деньги, так как есть вероятность возникновения непредвиденных ситуаций, например, поломки лифта или пробки на дороге из-за аварии.